Kebijakan Privasi
Berlaku sejak 29 September 2026. Dokumen ini menguraikan jenis Data Pribadi yang diproses, dasar pemrosesannya, serta jangka waktu penyimpanannya, sebagaimana dituntut Pasal 21 Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Dokumen ini bersifat pemberitahuan dan tidak memuat persetujuan yang perlu Anda berikan.
Kendali yang dapat Anda ubah sendiri tersedia pada halaman Ketentuan Persetujuan, beserta penjelasan mengenai pemrosesan yang dapat dinonaktifkan dan yang tidak.
1.Pengendali dan Prosesor Data Pribadi
Penyelenggaraan layanan ini melibatkan 2 (dua) pihak yang keduanya memproses Data Pribadi Anda:
- Paperless: menerima pendaftaran, melaksanakan verifikasi identitas, menyimpan dokumen, dan menyelenggarakan proses penandatanganan.
- Perum Peruri: Penyelenggara Sertifikasi Elektronik yang menerbitkan sertifikat elektronik atas nama Anda.
Kerja sama dengan Perum Peruri bersifat sementara. Paperless sedang mempersiapkan diri untuk berdiri sendiri sebagai Penyelenggara Sertifikasi Elektronik. Apabila hal tersebut terlaksana, Pemberitahuan ini akan diperbarui beserta tanggal berlakunya.
2.Pengalihan Data untuk Verifikasi Biometrik
Pemberitahuan penting. Verifikasi wajah dan pencocokan data biometrik tidak dilaksanakan oleh sistem Paperless. Data identitas Anda dialihkan kepada Perum Peruri, dan pemrosesan biometrik berlangsung pada sistem pihak tersebut sebagai bagian dari penerbitan sertifikat elektronik.
Sistem Paperless membaca gambar Kartu Tanda Penduduk semata-mata untuk mengambil teks yang tercantum padanya, dan tidak melakukan pengenalan wajah dalam bentuk apa pun. Pemberitahuan ini disampaikan sebagai pemenuhan kewajiban transparansi, bukan sebagai pilihan, karena pengalihan tersebut melekat pada penerbitan sertifikat elektronik yang Anda mohonkan.
3.Jenis Data Pribadi yang Diproses
| Kategori | Rincian | Tujuan pemrosesan |
|---|---|---|
| Data identitas | Nama lengkap, Nomor Induk Kependudukan, tempat dan tanggal lahir, jenis kelamin, alamat, serta gambar Kartu Tanda Penduduk | Memastikan penanda tangan merupakan pemilik sah atas identitas yang dinyatakan |
| Data kontak | Alamat surat elektronik dan nomor telepon | Aktivasi akun, pengiriman kode sekali pakai untuk penandatanganan, dan pemberitahuan layanan |
| Spesimen tanda tangan | Gambar tanda tangan dan paraf yang dibuat sendiri oleh Subjek Data Pribadi | Dibubuhkan pada dokumen yang ditandatangani |
| Sertifikat elektronik | Pasangan kunci dan sertifikat elektronik yang diterbitkan atas nama Subjek Data Pribadi | Membubuhkan tanda tangan elektronik yang sah dan dapat diverifikasi keasliannya |
| Dokumen | Berkas yang diunggah beserta hasil penandatanganannya | Penyelenggaraan layanan dan pembuktian keaslian dokumen di kemudian hari |
| Data aktivitas | Waktu akses, alamat protokol internet, dan jejak audit atas pembukaan berkas | Keamanan sistem, penelusuran penyalahgunaan, dan kepentingan pembuktian |
Gambar Kartu Tanda Penduduk disimpan sebagaimana adanya, sehingga turut memuat keterangan yang tercetak pada kartu tersebut, termasuk golongan darah yang tergolong Data Pribadi bersifat spesifik menurut Pasal 4 ayat (2) huruf a Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Keterangan tersebut tidak dibaca, tidak disimpan sebagai kolom tersendiri, dan tidak dipergunakan untuk keperluan apa pun.
4.Dasar Pemrosesan Data Pribadi
Sebagian besar pemrosesan Data Pribadi pada layanan ini tidak berdasarkan persetujuan, melainkan berdasarkan pemenuhan kewajiban perjanjian sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 ayat (2) huruf b Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi. Dengan demikian, pemrosesan tersebut melekat pada layanan yang Anda mohonkan dan tidak dapat dinonaktifkan tanpa membatalkan layanannya.
Pemrosesan yang benar-benar berdasarkan persetujuan sebagaimana dimaksud dalam Pasal 20 ayat (2) huruf a Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi hanya meliputi hal-hal yang dicantumkan pada halaman Ketentuan Persetujuan. Terhadap pemrosesan tersebut, penolakan Anda dipatuhi sepenuhnya tanpa memengaruhi ketersediaan fitur lainnya.
5.Jangka Waktu Retensi
Pasal 21 ayat (1) huruf d Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi mewajibkan jangka waktu retensi diberitahukan terlebih dahulu, dan Pasal 16 ayat (2) huruf g undang-undang yang sama mewajibkan Data Pribadi dihapus atau dimusnahkan setelah jangka waktu tersebut berakhir. Berikut jangka waktu retensi menurut kategori:
| Kategori data | Jangka waktu | Keterangan |
|---|---|---|
| Data akun dan identitas | Selama akun berstatus aktif | Akun tanpa aktivitas penandatanganan selama 3 (tiga) tahun dinyatakan tidak aktif dan memasuki masa retensi. |
| Akun dalam masa retensi | 5 (lima) tahun | Selama masa tersebut Data Pribadi tidak dapat dipergunakan, kecuali status akun dipulihkan oleh administrator sistem. Setelah masa retensi berakhir, Data Pribadi dihapus seluruhnya. |
| Dokumen bertanda tangan elektronik | Ditahan berdasarkan kewajiban hukum | Tidak dapat dihapus atas permintaan, karena diperlukan untuk membuktikan keabsahan tanda tangan elektronik yang telah diterbitkan. |
| Sertifikat elektronik | Mengikuti masa berlaku sertifikat | Disimpan sebagai penopang verifikasi atas dokumen yang ditandatangani dengan sertifikat tersebut. |
| Jejak audit dan catatan akses | Mengikuti jangka waktu retensi akun | Diperlukan untuk menelusuri penyalahgunaan serta membuktikan pihak yang mengakses Data Pribadi. |
| Catatan persetujuan | Mengikuti jangka waktu retensi akun | Bersifat hanya-tambah: penarikan persetujuan dicatat sebagai entri baru dan tidak menghapus catatan sebelumnya, sebagaimana dituntut Pasal 24 ayat (1) Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 yang mewajibkan persetujuan dapat dibuktikan. |
| Cadangan sistem | Paling lama mengikuti siklus pencadangan yang berjalan | Data Pribadi yang telah dihapus dari sistem aktif akan hilang dari cadangan pada siklus penggantian berikutnya. |
Dengan demikian, akun yang tidak melakukan penandatanganan selama 3 (tiga) tahun dinyatakan tidak aktif dan memasuki masa retensi selama 5 (lima) tahun. Selama masa tersebut Data Pribadi tidak dapat dipergunakan, dan hanya administrator sistem yang berwenang memulihkan statusnya. Setelah masa retensi berakhir, Data Pribadi dihapus seluruhnya sesuai ketentuan Pasal 42 sampai dengan Pasal 44 Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
6.Langkah Pengamanan Data Pribadi
- Berkas yang bersifat privat disimpan dalam keadaan terenkripsi, demikian pula kolom basis data yang memuat Nomor Induk Kependudukan.
- Penamaan direktori penyimpanan tidak menyingkap identitas pemiliknya.
- Pembukaan berkas dan pembacaan rincian pengguna meninggalkan jejak audit yang dapat ditelusuri.
- Nomor Induk Kependudukan, nomor telepon, dan alamat surat elektronik ditampilkan dalam keadaan tersamar pada antarmuka.
- Pembacaan Kartu Tanda Penduduk dilaksanakan pada infrastruktur sendiri dan tidak dikirimkan kepada penyedia layanan pihak ketiga.
7.Hak Subjek Data Pribadi
Sesuai ketentuan Bab V Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, Anda selaku Subjek Data Pribadi memiliki hak-hak sebagai berikut:
| Hak | Dasar hukum | Keterangan |
|---|---|---|
| Hak atas informasi | Pasal 5 | Memperoleh informasi mengenai Data Pribadi yang diproses, tujuan pemrosesan, dan jangka waktu penyimpanannya. |
| Hak akses | Pasal 6 | Memperoleh akses dan salinan atas Data Pribadi yang disimpan oleh Pengendali Data Pribadi. |
| Hak pembetulan | Pasal 7 | Melakukan pembetulan atau pemutakhiran Data Pribadi yang keliru melalui halaman profil. |
| Hak pengakhiran dan penghapusan | Pasal 8 | Mengajukan pengakhiran pemrosesan serta penghapusan Data Pribadi, sepanjang tidak ditahan oleh kewajiban hukum. |
| Hak menarik persetujuan | Pasal 9 | Menarik kembali persetujuan atas pemrosesan yang memang berdasarkan persetujuan. |
| Hak mengajukan keberatan | Pasal 10 | Mengajukan keberatan atas keputusan yang didasarkan semata-mata pada pemrosesan otomatis. |
Seluruh pasal pada tabel di atas merujuk pada Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
Permintaan penarikan persetujuan ditindaklanjuti paling lambat 3×24 (tiga kali dua puluh empat) jam sejak permintaan diterima. Perlu diperhatikan bahwa hak penghapusan tidak berlaku atas dokumen yang telah ditandatangani, karena dokumen tersebut ditahan berdasarkan kewajiban hukum dan diperlukan untuk kepentingan pembelaan hak.
8.Kegagalan Pelindungan Data Pribadi
Apabila terjadi kegagalan Pelindungan Data Pribadi, Paperless menyampaikan pemberitahuan secara tertulis paling lambat 3×24 (tiga kali dua puluh empat) jam kepada Subjek Data Pribadi yang terdampak dan kepada lembaga penyelenggara Pelindungan Data Pribadi, sebagaimana diwajibkan Pasal 46 Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi.
Pemberitahuan tersebut sekurang-kurangnya memuat:
- Data Pribadi yang terungkap;
- waktu dan cara Data Pribadi terungkap; serta
- upaya penanganan dan pemulihan atas terungkapnya Data Pribadi.
9.Pejabat Pelindungan Data Pribadi dan Klien Perusahaan
Pelaksanaan Pelindungan Data Pribadi pada layanan ini diawasi oleh Pejabat Pelindungan Data Pribadi sebagaimana dimaksud dalam Pasal 53 Undang-Undang Nomor 27 Tahun 2022 tentang Pelindungan Data Pribadi, yang dapat dihubungi melalui halo@paperless.id.
Bagi perusahaan yang menggunakan Paperless melalui platform terintegrasi, pembagian peran sebagai Pengendali Data Pribadi dan Prosesor Data Pribadi beserta kewajiban masing-masing dituangkan dalam perjanjian pemrosesan Data Pribadi yang disepakati sebelum integrasi diaktifkan.
10.Saluran Permintaan dan Pengaduan
Pertanyaan maupun permintaan yang berkaitan dengan Data Pribadi Anda dapat disampaikan melalui halaman Hubungi Kami. Mohon cantumkan hak yang hendak dipergunakan agar permintaan dapat ditindaklanjuti secara lebih cepat.
Apabila isi Pemberitahuan ini berubah, tanggal berlakunya diperbarui dan Anda akan diberi tahu. Persetujuan yang telah diberikan atas versi terdahulu tidak dengan sendirinya berlaku bagi versi yang baru.